Saatavien hallinta

Esittely

Saatavien hallinta on myClubin lisäpalvelu, joka automatisoi laskujen maksuvalvontaa, muistutuksia ja tarvittaessa perintätoimenpiteitä. Palvelun avulla seura voi ulkoistaa aikaa vievän ja usein kuormittavan laskutusseurannan alan ammattilaisille.

Palvelu toimii yhteistyössä maksuvalvontaan erikoistuneiden yrityksen kanssa, joista seura valitsee itselleen sopivimman kumppanin. Seura voi myös halutessaan vaihtaa palveluntarjoajaa. Näin seura voi hyödyntää tehokasta ja ajantasaista maksuvalvontaa ilman tarvetta omalle manuaaliselle työlle. Kaikki myClubissa tehdyt laskut ohjautuvat suoraan palveluntarjoajan järjestelmiin ja kuittaantuvat maksetuiksi vastaanottajan maksettua laskun. Seurajohto voi siis ainakin maksuseurannan ja -valvonnan osalta nostaa jalat pöydälle, hymyillä uuden tähtipakin hankinnasta ja keskittyä muuhun tärkeään seuratyöhön. Tähtipakin vahvuudet tiivistettynä:

• Päivittäinen maksuvalvonta ja nopea reagointi maksamattomiin laskuihin
• Maksusuoritukset kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille
• Ammattimaisesti hoidetut maksumuistutukset ja perintä
• Seuran hallinnon kuormitus vähenee ja aikaa vapautuu ydintoimintaan
• Mahdollisuus asettaa lasku perintäkieltoon
• Seurakuva paranee, kun laskutus hoituu ajallaan ja asiantuntevasti

P.S. Ja tämä tähtipakki maksaa itsensä varmasti takaisin, sillä Saatavien hallinnalla seura säästää takuuvarmasti rahaa, puhumattakaan säästyneestä arvokkaasta työajasta. Lue alla oleva esimerkki ja laske oman seurasi rahalliset säästöt!

Säästät rahaa viitemaksukuluissa!

Käyttöönotto

Saatavien hallinnan käyttöönotto edellyttää erillistä sopimusta palveluntarjoajan kanssa. Voit valita palveluntarjoajan ja tehdä tilauksen suoraan myClubista kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut.

Toimintaperiaate

Lisäpalvelu edellyttää Kirjanpito-lisäpalvelun tiukennetussa tilassa. Tällöin laskutuksessa aktivoituvat seuraavat muutokset:

• Julkaistuja laskuja ei voi enää muokata. Kirjanpito pysyy ryhdissä.
• Sulje-toiminto merkitsee laskun suljetun sijasta luottotappioksi.
• Jos lasku halutaan mitätöidä tai korjata, tulee luoda hyvityslasku. Hyvityslasku merkitsee alkuperäisen laskun maksetuksi ja luo vastaavansuuruisen miinusmerkkisen tositteen, jotta kirjanpito täsmää.

Saatavien hallinnan aktivointi tuo lisäksi seuraavat vaatimukset laskujen julkaisulle:

• Osoitetiedot ovat jäseniltä vaadittuja kenttiä: laskua ei voi julkaista, ellei jäsenellä ole osoitetietoja täytettynä.
• Laskun maksuehdon on oltava vähintään 14 päivää.
• Jos laskun vastaanottaja on alle 18-vuotias, tulee jäsenellä olla vähintään yhden huoltajan tiedot täytettynä.

Saatavien hallinnan ollessa käytössä laskuttaminen hoidetaan ylläolevia muutoksia lukuunottamatta aivan kuten ennenkin. Laskulle tulostuu kuitenkin maksuseurantaa hoitavan palveluntarjoajan tilinumero, jolle jäsen maksaa laskunsa. Palveluntarjoaja puolestaan tilittää rahan seuran pankkitilille, joka on laskulle valittuna. myClub päivittää automaattisesti maksusuoritukset julkaistuille laskuille, samaan tapaan kuin pankkiyhteyspalvelussa.

Jos jäsen ei maksa laskuaan ajallaan, Palveluntarjoaja lähettää automaattisesti maksumuistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen (voidaan myös sopia erikseen palveluntarjoajan kanssa). Mikäli laskua ei makseta siitäkään huolimatta, Palveluntarjoaja käynnistää perintätoimet. Seuran ei siis tarvitse itse tehdä toimenpiteitä, vaan ne hoidetaan automaattisesti. Lasku voidaan haluttaessa asettaa myClubissa perintäkieltoon, jolloin perintätoimia ei käynnistetä.

Mikäli jäsen suorittaa maksun väärällä tilinumerolla tai muulla maksutavalla kuten käteisellä tai virikesetelillä, voi seura kirjata maksun laskulle myClubissa käsin, jolloin myClub ilmoittaa ohimaksun Palveluntarjoajalle, eikä maksumuistutuksia lähetetä.

Lue lisää Saatavien Hallinta-lisäpalvelun palveluntarjoajista alapuolelta.

BRANG

BRANG on kotimainen, ihmisläheinen ja palveleva kumppani. myClubin Saatavien hallinta -lisäpalvelu integroituu täydellisesti BRANG Oy:n maksuvalvontapalveluun, jolloin seuran ei tarvitse huolehtia maksujen seurannasta. BRANG hoitaa automaattisesti maksumuistutukset ja perintätoimet puolestanne – vastuullisesti, ihmisläheisesti ja tehokkaasti. Kaikki myClubissa luodut laskut siirtyvät suoraan BRANGin järjestelmään ja kuittaantuvat automaattisesti, kun asiakas maksaa laskun. Seurajohto voi siis huoletta keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – seuran ja yhteisön kehittämiseen.

BRANGin maksuvalvonnan vahvuudet tiivistettynä:

• Aikaa ja rahaa säästyy
• Ammattimainen seurakuva ja selkeä viestintä
• Asiallinen ja asiakasystävällinen perintäprosessi
• Laskujen kohdistaminen ja viitteettömien suoritusten selvitys automaattisesti
• Mahdollisuus asettaa lasku perintäkieltoon
• Maksumuistutusten lähetys on maksutonta seuralle
• Päivittäinen maksuvalvonta ilman manuaalista työtä
• Rahankierto nopeutuu – laskut tulevat maksetuksi ajallaan

Kysy lisää

Lisätietoa BRANGin palveluista nykyisille ja uusille asiakkaille:

myynti@brang.fi

Asiakaspalvelu seuralle

yritykset@brang.fi

Puh: 0400 609 883 (ma-pe klo 9:00-16:30). Puhelinvalikossa valinta nro 3, "toimeksiantaja"

Sopimusehdot ja hinnasto

BRANGin sopimusehdot ja hinnasto myClub-asiakkaille

Usein kysyttyä

BRANGin tilitykset

BRANGin tilittämät rahat näkyvät vain yhtenä maksuna pankkitilillä. Kuinka näen, minkä laskujen maksuista tilitys koostuu?

BRANG niputtaa useamman laskun maksut yhdeksi tilitykseksi seuralle, joka näkyy seuran pankkitilillä. Jäsenien yksittäiset maksusuoritukset raportoidaan myClubiin ohjelmallisesti ja ne kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille.

Halutessasi voit tarkistaa saapuneet maksut suodattamalla maksutavalla Maksuvalvonta Laskutus > Maksut > Käsittely -sivulla. Jos pankille tulleen tilityksen rakennetta halutaan tarkastella lähemmin, voi BRANGilta pyytää tunnukset onlinepalveluun, jossa tilityksen erittely näkyy.

Tilinumero ja vastaanottaja

Olen kahdessa seurassa ja molemmissa sama tilinumero, maksan verkkopankissa yhden seuran laskua, mutta vastaanottaja onkin toinen seura?

Tapauksissa, joissa harrastajalla on laskuja useissa maksuvalvontaa käyttävissä seuroissa, laskujen tilinumero voi olla sama BRANGin tilinumero.

Tällöin harrastaja on saattanut tallentaa verkkopankkiin tilinumerolle muistiin toisen seuran nimen, jolloin toisen seuran laskua maksaessa verkkopankki saattaa näyttää tallennetun, väärän seuran nimen. Maksu kuitenkin kohdistuu oikealle seuralle, kun maksaja käyttää oikeaa viitenumeroa.

Liikamaksut

Harrastaja kertoi maksaneensa laskun vahingossa kaksi kertaa. Miksi liikamaksu ei näy myClubissa?

BRANG hoitaa liikamaksujen käsittelyn velallisen kanssa. Maksu voidaan BRANG toimesta joko palauttaa jäsenen tilille käsittelykulua vastaan tai kohdistaa toiselle avoimelle laskulle. Seuran ei tarvitse käsitellä maksua lainkaan.

Maksuaika

Sovin velallisen kanssa lisämaksuajasta, kuinka menettelen?

Jos laskun eräpäivästä on kulunut korkeintaan 13 päivää, voit antaa laskulle lisää maksuaikaa myClubissa.

Valitse kyseisen laskun kohdalta rivi- tai massatoiminto Lisää maksuaikaa, jolla voit antaa laskulle 1-180 päivää lisää maksuaikaa. BRANG lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen, jonka jälkeen maksuaikaa ei enää voi antaa lisää.

Perinnän lopettaminen

En halua, että BRANG jatkaa laskun perintätoimia. Miten toimin?

Voit tehdä laskulle hyvityslaskun. Hyvitettyä laskua ei peritä ja BRANG lopettaa perintätoimet.

Tietosuoja

Miten Saatavien hallinta -palvelu tulisi huomioida tietosuojaselosteessamme?

Voitte lisätä tietosujaselosteeseenne kohtaan  "Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle" seuraavan informaation.

Visma Amili

Kysy lisää

Lisätietoa Visman palveluista nykyisille ja uusille asiakkaille:

Uudet asiakkaat:

myynti@amili.fi

https://amili.fi/varaa-aika (tästä voi varata ajan suoraan myynnille)

Nykyiset asiakkaat:

Customer Success Partnerit, asiakkuudet@amili.fi

Customer Success partnerit auttavat palvelun käytössä/koulutuksissa ja muissa sopimukseen liittyvissä asioissa. Toimeksiantoihin ja yksittäisiin perintäasioihin liittyvissä asioissa auttaa Visman asiakaspalvelu (tiedot alla).

Asiakaspalvelu seuralle

Laskutus-, perintä- ja huomautuspalvelu (ma-ke klo 9-15 ja to-pe klo 9-12):

• Tel. 02 4808 8050
• toimeksiantajat@amili.fi

Sopimusehdot ja hinnasto

Visman sopimusehdot myClub-asiakkaille

Usein kysyttyä

Visman tilitykset

Visman tilittämät rahat näkyvät vain yhtenä maksuna pankkitilillä. Kuinka näen, minkä laskujen maksuista tilitys koostuu?

Visma Amili niputtaa useamman laskun maksut yhdeksi tilitykseksi seuralle, joka näkyy seuran pankkitilillä.Jäsenien yksittäiset maksusuoritukset raportoidaan myClubiin ohjelmallisesti ja ne kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille.

Halutessasi voit tarkistaa saapuneet maksut suodattamalla maksutavalla Maksuvalvonta Laskutus > Maksut > Käsittely -sivulla. Jos pankille tulleen tilityksen rakennetta halutaan tarkastella lähemmin, voi Visma Amililta pyytää tunnukset toimeksiantajapalveluun, jossa tilityksen erittely näkyy.

Tilinumero ja vastaanottaja

Olen kahdessa seurassa ja molemmissa sama tilinumero, maksan verkkopankissa yhden seuran laskua, mutta vastaanottaja onkin toinen seura?

Tapauksissa, joissa harrastajalla on laskuja useissa maksuvalvontaa käyttävissä seuroissa, laskujen tilinumero voi olla sama Visma Amilin tilinumero.

Tällöin harrastaja on saattanut tallentaa verkkopankkiin tilinumerolle muistiin toisen seuran nimen, jolloin toisen seuran laskua maksaessa verkkopankki saattaa näyttää tallennetun, väärän seuran nimen. Maksu kuitenkin kohdistuu oikealle seuralle, kun maksaja käyttää oikeaa viitenumeroa.

Käytöstä poistettu pankkitili

Miksi käytöstä poistettu pankkitili näkyy Visma Amilin toimeksiantajapalvelussa?

myClub ilmoittaa kaikki seuran pankkitilit Vismalle, koska jo kerran käytöstä poistettu tili voidaan ottaa uudestaan käyttöön, tai tili voidaan poistaa käytöstä sen jälkeen, kun sille on jo julkaistu laskuja. Näin varmistetaan, että rahat ohjautuvat aina seuralle.

Liikamaksut

Harrastaja kertoi maksaneensa laskun vahingossa kaksi kertaa. Miksi liikamaksu ei näy myClubissa?

Visma Amili hoitaa liikamaksujen käsittelyn velallisen kanssa. Maksu voidaan Visman toimesta joko palauttaa jäsenen tilille käsittelykulua vastaan tai kohdistaa toiselle avoimelle laskulle. Seuran ei tarvitse käsitellä maksua lainkaan.

Luottotappio merkintä

Merkitsin laskun luottotappioksi, miksi Visma Amili jatkaa perintää?

Luottotappio-merkintä tarkoittaa, että seura ei enää usko saavansa rahoja velalliselta.

Visma Amili voi kuitenkin oman harkintansa mukaan jatkaa perintää näissä tapauksissa. Jos laskun käsittely halutaan päättää, esimerkiksi laskun ollessa aiheeton, tulee laskulle tehdä hyvityslasku. Hyvitettyä laskua ei peritä.

Jos merkitsit laskun vahingossa luottotappioksi, olethan yhteydessä Visma Amilin asiakaspalveluun (yhteystiedot artikkelin lopussa) ja pyydät heitä estämään perintätoimet laskun osalta.

Maksuaika

Sovin velallisen kanssa lisämaksuajasta, kuinka menettelen?

Jos laskun eräpäivästä on kulunut korkeintaan 13 päivää, voit antaa laskulle lisää maksuaikaa myClubissa.

Valitse kyseisen laskun kohdalta rivi- tai massatoiminto Lisää maksuaikaa, jolla voit antaa laskulle 1-180 päivää lisää maksuaikaa. Visma Amili lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen 14 päivää eräpäivän jälkeen, jonka jälkeen maksuaikaa ei enää voi antaa lisää.

Perinnän lopettaminen

En halua, että Visma Amili jatkaa laskun perintätoimia. Miten toimin?

Voit tehdä laskulle hyvityslaskun. Hyvitettyä laskua ei peritä ja Visma Amili lopettaa perintätoimet.

Tietosuoja

Miten Saatavien hallinta -palvelu tulisi huomioida tietosuojaselosteessamme?

Voitte lisätä tietosujaselosteeseenne kohtaan 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle seuraavan informaation.

E-laskun tilaus

Miksi saan e-laskua tilatessani vastaanottajan nimeksi muun kuin oman urheiluseurani nimen (Esim Punavuoren Apteekki vaikka seuran nimi on Tapiolan honka?

Valitettavasti välillä pankit nimeävät Visma Amilin käyttämän asiakasvaratilin eri laskuttajien mukaisesti.

Visma Amili on tietoinen pankin järjestelmäviasta ja on laittanut pankille pyynnön että pankkitilien nimeämistä ei enää tehtäisi virheellisesti. Harhauttavasta nimestä huolimatta E-laskutilaukset onnistuvat normaalisti.